КАК СДЕЛАТЬ ТАК, ЧТОБЫ ИЗМЕНЕНИЯ, ПРОИСХОДЯЩИЕ В КОМПАНИИ, БЫЛИ ПОЛЕЗНЫМИ

Управление изменениями – понятие, которым все чаще свободно распоряжаются, пытаясь закрыть им все прорехи. Порой, его используют для оправдания слабых результатов: «Эта инициатива провалилась, потому что мы недостаточно внимания уделили управлению переменами». И очень часто его используют в слишком широком контексте, пытаясь таким образом покрыть все аспекты, которые могут быть упущены: "Когда будем внедрять этот процесс, следует не забыть об управлении переменами».

Это подлежащее: "Управление изменениями – залог успеха проекта"

Это сказуемое: «Нам действительно нужно управлять изменениями по этому проекту"

Это определение: "Мои навыки управления изменениями улучшаются"

Это восклицание: "Управление изменениями!"

Но что же это на самом деле?

Управление изменениями – это структурированный подход, который позволяет основательно и беспрепятственно внедрять перемены, которые будут иметь устойчивый положительный эффект.

Акцент должен делаться на более широких аспектах изменений, преимущественно на людях и том, как они, как личности и как команды, двигаются от настоящей ситуации к чему-то новому. Изменения, которые необходимо провести, могут варьироваться от простых процессных изменений до глобальных переворотов в корпоративной политике или стратегии, призванных кардинально повысить общую производительность организации.

ПОНИМАНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ

 Теории организационных изменений основываются на различных науках, от психологии и поведенческих теорий до инженерии и системного мышления. Основополагающий принцип для всех них состоит в том, что изменения не происходят в изолированном пространстве – они влияют на всю организацию (систему) и касаются всех людей в ней.

С целью эффективного управления изменениями необходимо рассматривать влияние изменений в более широкой перспективе. Вместе с ощутимыми, осязаемыми и видимыми переменами, необходимо учитывать и их индивидуальное влияние на каждого человека в компании, и его путь к новому стилю поведения и работы, которых требуют от него изменения.

Управление изменениями, таким образом, - это огромная территория, где изменения рассматриваются в широкой перспективе – от организации к организации, от проекта к проекту. Многие консультанты и компании используют формальные методы управления изменениями. Здесь предполагаются наборы инструментов, списки и общие планы того, что необходимо сделать, чтобы изменения имели успех.

Если перед вами стоит задача «управлять изменениями» (независимо от того, придерживаетесь вы какого-то определенного подхода или нет), первый вопрос, который следует себе задать, - что, в сущности, предполагается под управлением изменениями в вашей ситуации. Управление изменениями ориентируется на людей и предполагает, что перемены будут происходить основательно, последовательно и будут иметь устойчивый результат. И для того чтобы определить, что это предполагает конкретно в вашей ситуации, вам необходимо учитывать следующие аспекты:

Спонсорство: Обеспечение активной поддержки внедрения изменений на уровне высшего руководства компании и использование этой поддержки для достижения желаемых результатов.Вклады: Сбор инвестиций различного рода от прямо или косвенно вовлеченных и заинтересованных сторон.Вовлеченность: привлечение правильных людей к планированию и внедрению изменений, в соответствии с потребностями.Влияние: определение и оценка того, как запланированные изменения повлияют на людей.Коммуникация: Донесение информации об изменениях до всех вовлеченных участников. Готовность: Подготовка людей к процессу адаптации к переменам путем предоставления им всей необходимой информации, обучения и поддержки.

Кто ответственный?

Во время определения целей и действий для их достижения очень важно плотно сотрудничать с другими участниками процесса: менеджерами проектов, руководителем компании в целом и руководителем HR-отдела. Ответьте на вопрос: «Кто ответствен?» Например, «Кто отвечает за определение агентов изменений?», «Кто разрабатывает план переподготовки сотрудников?», «Кто будет заниматься изменением описаний должностей и трудовых договоров?», и т.д.

Обязательства участников процесса внедрения изменений отличаются в зависимости от целей и масштаба перемен. Вы сможете определить масштаб требуемых перемен, только если будете сотрудничать с другими людьми и выясните, кто ответствен за какие процессы, а также какие этапы этот процесс должен иметь.

ДЕЙСТВИЯ В ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ

Как только вы определили цели и масштаб проекта, нужно поставить конкретные задачи. Этот список может быть чрезвычайно длинным и обширным. При его формировании вам следует не забывать о следующих моментах:

Причины, по которым необходимо внедрять изменения, должны быть четко выражены – это поможет в дальнейшей коммуникации.Определить «агентов перемен» и других людей, которые должны быть вовлечены в определенные процессы, такие как планирование, тестирование и решение проблем, и которые в дальнейшем смогут играть роль «послов перемен».Определить всех заинтересованных сторон и их вклада, степени вовлеченности и участия в коммуникации в процессе внедрения изменений.План того, как и когда будут оглашены запланированные изменения, организация информационных потоков и коммуникация.Оценка влияния изменений на людей и структуру организации.План действий реагирования и управления результатами изменений.Убедиться в том, что люди, вовлеченные в процесс и находящиеся под влиянием изменений, четко понимают весь процесс.Позаботиться о том, чтобы те, кто вовлечен в процесс или пострадал от изменений, были обеспечены помощью и поддержкой.Оценить потребности в обучении, вызванные изменениями, и планирование того, каким образом и когда такое обучение будет проведено.Определить и согласовать индикаторы успеха изменений и обеспечить их регулярное измерение и отчетность.

Следует помнить, что это лишь некоторые типичные действия в процессе управления изменениями. В вашей конкретной ситуации могут потребоваться другие. Кроме того, некоторые из перечисленных активностей могут быть вне вашей компетенции, поэтому следует тщательно проработать план, согласовать и координировать его с другими участниками процесса.

Источник: http://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_87.html