«Это мы не проходили»: почему сотрудники не берут на себя ответственность

9 причин несамостоятельности команды.

Работа с безответственными сотрудниками — боль. Они не выполняют задачи, забывают о митингах, делают вид, что впервые слышат о визите клиента, и пытаются свалить дела на других. Менеджеры бегают за ними и уговаривают поработать, а коллеги тихо или явно недолюбливают.

Если в команде царит такая атмосфера, пора срочно разбираться с причинами. То, что кажется безответственностью, на деле может быть отсутствием компетенции или скукой. 

В чем причины несамостоятельности команды и что с этим делать — в нашей статье по материалам Girl's Guide to PM и tameday.

9 причин несамостоятельности

#1: Нет опыта ответственности  

Если сотруднику постоянно давали только мелкие задачи и не позволяли принимать решения, то он просто не знает, как работать по-другому.

Что можно сделать

Проясните с работником зону его ответственности, полномочия и решения, которые он может принимать. Круг обязанностей можно зафиксировать в должностных инструкциях или в виде матрицы RACI.

Она описывает четыре роли на проекте:

• Responsible (R) —  ответственный за выполнение задачи.
• Accountable (A)  —  подотчетный исполнитель.
• Consulted (С) —  тот, с кем можно проконсультироваться по задаче/чье мнение должно учитываться.
• Informed (I) — тот, кого следует держать в курсе дел по задаче.

Отношение сотрудников к работе изменится, когда они будут четко понимать, что входит в их зону ответственности.

#2: Не хватает квалификации

Причина безынициативности может заключаться в том, что команде не хватает знаний и навыков, которые нужны для выполнения задачи. 

Что можно сделать

Разберитесь, что именно вызывает трудности. Организуйте обучение внутри компании (если у других специалистов есть нужные скиллы) или пригласите внешних тренеров. 

#3: Проблемы с таск- и тайм-менеджментом 

Сотрудники могут затягивать сроки и пропускать дедлайны не потому, что безответственно относятся к работе, а из-за неумения правильно распределять время. Сложность в том, что некоторым людям стыдно признаваться в такой проблеме, либо они могут сами ее не осознавать.

Что можно сделать

Предложите помощь. Если вы хорошо справляетесь с большим количеством задач, поделитесь опытом с коллегами. Научите расставлять приоритеты и не отвлекаться на мелочи, когда есть более важные и срочные дела.

Например, в работе над проектами удобно использовать матрицу Эйзенхауэра. 

#4: Слишком простая или скучная работа

Человек не будет качественно выполнять задачи, если считает, что работа ниже его уровня квалификации или неинтересна. 

Что можно сделать

Распределяйте задачи так, чтобы у сотрудника всегда был личный челлендж. Отслеживайте рост команды: то, что было интересно год назад, сейчас может казаться скучным. 

Вместе с увеличением полномочий должен расширяться и круг ответственности.

Возможно, сотруднику пора перейти на новую роль. Это касается не только вертикального, но и горизонтального перемещения — например, выгоревшего маркетолога можно перевести в бизнес-анализ. Если вы хотите сохранить человека в компании, поищите варианты, которые помогут вернуть его интерес. Доучить хорошего сотрудника зачастую намного дешевле, чем привлекать нового специалиста. 

#5: Планы спускают сверху 

Люди могут саботировать работу, если не согласны с проектным планом или считают его нереалистичным. 

Что можно сделать

Чтобы избежать таких ситуаций, привлекайте сотрудников к планированию и предлагайте им самостоятельно определять дедлайны. Люди проявляют больше ответственности, если сами установили рамки.

#6: Сам за себя

Проблема может возникнуть, когда сотрудник не включен в команду и работает изолированно. Вместо взаимодействия с коллегами он по всем вопросам обращается к начальнику. Если процессы не выстроены правильно, руководитель становится связующим звеном между подчиненными и погрязает в микроменеджменте.

Что можно сделать

Поощряйте командную работу. Ответственный сотрудник — это не специалист-одиночка, а тот, кто умеет взаимодействовать с группой, понимает свою роль и обязанности коллег. Составьте матрицу RACI, проводите тим-билдинги, предлагайте удобные инструменты для совместной работы — Trello, Slack, Teamwork, Worksection и т.д. 

#7: Конфликты внутри команды

Отдел может плохо работать, когда среди коллег нет доверия или уважения. Сотрудники отказываются брать на себя ответственность, если считают, что другие не справляются с работой или не хотят этого делать. 

Что можно сделать

Придется примерить на себя роль психолога и разобраться в причинах. Почему возникло напряжение? После чего коллеги перестали доверять друг другу? Чтобы найти выход из ситуации, можно использовать такой алгоритм:

#1. Определите суть конфликта: что произошло, какие интересы у каждой из сторон и т. д. Будет лучше, если вы пообщаетесь не только с оппонентами, но и со «свидетелями».

#2. Найдите истинные причины. Зачастую конфликт обусловлен не тем, что кто-то однажды не сделал работу вовремя и подставил коллегу. Нередко источник проблемы кроется в личных, а не профессиональных разногласиях.

#3. Оцените правоту каждой конфликтующей стороны. 

#4. Предложите несколько вариантов разрешения проблемы. 

#5. Если вам не удается достучаться до сотрудников, привлеките неформальных лидеров или пригласите медиатора.

#8: Нет общей картины

Проблемы с ответственностью могут возникать и в том случае, когда команда не понимает, что именно от нее требуется.

Что можно сделать

Дать сотрудникам свободу — не значит отправить их в свободное плавание без маршрута. До начала работы над проектом руководитель должен обозначить

• конечную цель
• общий план действий
• дедлайн проекта
• KPI

#9: Лень

Лень — двигатель прогресса, но не в ситуации, когда сотрудник забивает на задачи, а другие вынуждены тушить его пожары.

Что можно сделать

Если вы видите, что сотруднику лень работать, поставьте его на жесткий контроль. Не уходите в микроменеджмент — это вряд ли поможет пробудить в подчиненном самостоятельность и ответственность. Лучше прямо поговорите о проблеме, определите крупные точки контроля (например, дедлайны по проектам) и четкие KPI. Если ситуация не изменится, с сотрудником придется попрощаться.