Тайм-менеджмент для удаленщика

В настоящее время все больше людей стремятся перейти на удаленную работу. Удаленка— это тренд, наполненный мифами и стереотипами, одними из которых являются полная свобода действий, возможность получить заработок, не напрягаясь, легкий способ совмещать трудовую деятельность с материнством/ путешествиями/ хобби и т.д. Поэтому многие люди, перейдя на удаленку, сразу же начинают испытывать дискомфорт, потому что такой график не оправдывает их ожиданий.

О том, какие навыки вам придется в себе развить, с чем вам придется столкнуться и как правильно управлять своим временем при дистанционной занятости мы подготовили материал на основе книги бизнес-тренера Владимира Якубы «Беги из офиса. Как перейти на удаленную работу и выиграть».

Как правильно управлять своим временем при дистанционной работе

Работайте днем

Не поддавайтесь соблазну оттянуть задачу до ночи: ваша продуктивность снижается в разы.

Опросив 6 тысяч сотрудников, компания HeadHunter посчитала, что самые продуктивные часы для большей части работников (38 %) — с 9.00 до 12.00. По словам участников опроса, утром голова работает лучше, легче сосредоточиться. При этом 28 % опрашиваемых признали самым неэффективным периодом вечерние часы после 18.00.

Биологические часы человека настроены на дневное время, не спорьте с природой. Пусть ваш рабочий день начинается не в 8 утра, а в 10. Так ваши шансы преуспеть в профессии и не сорвать все сроки значительно выше. Если вы будете регулярно сбивать режим, сработает принцип домино: вам понадобится больше времени для восстановления завтра, а значит, начнут таять драгоценные рабочие минуты.

Офисный работник после окончания рабочего дня просто выключает компьютер и идет домой, оставляя работу на работе до следующего утра. У фрилансера же работа может выходить за рамки рабочего дня, создавая ощущение круглосуточного труда (без возможности передохнуть). Работая по ночам, вы рано или поздно начнете думать, что все вокруг отдыхают и только вы один трудитесь. Такие мысли демотивируют и снижают эффективность.

Планируйте все

Заведите полезную привычку записывать каждую задачу. В задачи входит и рабочий функционал: звонки, письма, переговоры, планерки, а также личные дела: игры с ребенком, звонок маме, свидание с супругой/-ом.

Учтите, не нужно вписывать в один день проект, который требует многих дней для реализации. Запишите шаг, который вы можете сделать в рамках рабочего дня для выполнения общей задачи.

Планируйте свои дела хотя бы на месяц вперед, включая отпуск семьей. Картина на месяц вперед помогает расставить приоритеты и скорректировать расписание. Так вам удастся не только концентрироваться на маленьких второстепенных задачах, но и приступить к большим проектам тоже.

Главное не ищите идеальный ежедневник, масштабный планировщик или многофункциональное приложение. Просто откройте стандартный календарь в телефоне и впишите туда все, что вам необходимо сделать. Это полезно для освобождения вашей памяти от ненужных файлов. Пускай голова будет занята решением заданий, а не их запоминанием.

Разгоняйтесь постепенно

Начинайте рабочий день с рутинной задачи, выполнив которую переходите к следующей.

Поделюсь небольшой хитростью, как заставить себя взбодриться: начните делать что-то, пусть даже мыть посуду. Простое физическое действие разбудит организм лучше любого будильника. Кстати, вы знали, что Агата Кристи придумывала сюжеты своих детективов во время мытья посуды? Согласитесь, теперь это занятие выглядит не таким обременительным. Кто знает, может вас посетит идея новой статьи, пока вы натираете кастрюли?

Завершая очередное дело, вычеркивайте его из списка и наслаждайтесь порцией эндорфинов от выполненной задачи. Разогнавшись, беритесь за более масштабные дела и выполняйте их по приоритетам. Не ставьте слишком много разноформатных задач в один день, старайтесь группировать их по направлениям, чтобы не распыляться. Так вы не потеряете ни время, ни лишние эмоции из-за переключения с одного дела на другое.

Потехе — час

Только что я пришел из бассейна. До этого была велопрогулка 20 минут. Делайте физкультперерывы, разминайте мышцы спины, шеи, руки, глаза. Когда вы работаете дома, велик «соблазн» заняться домашними делами: прибраться, постирать, выпить чаю.

Впишите перерывы в ваш распорядок, включите туда и обед, и небольшую прогулку — все как в офисе. Кстати, не работайте за едой, вам же не нужны нарушения пищевого поведения и сбой в работе организма. Научитесь распределять время так, чтобы вам хватало его на все задачи.

В некоторых компаниях ведется табель учета времени. За сотрудниками фиксируется время на выполнение тех или иных задач: 10.05 — звонок, 10.15 — письмо, 11.20 — встреча, 12.00 — обед и т. д. Этот инструмент помогает проанализировать, какие дела требуют больших энергозатрат, и найти способ исправить это.

Посмотрите честно на свое расписание и найдите «лаг» в системе, соберите по крупицам тот самый недостающий час в течение дня и потратьте на другие цели.

Кстати, залипание в социальных сетях не считается отдыхом, это скорее трата времени, только если вы не подписаны на полезный тематический ресурс (например, мой блог) и не черпаете оттуда полезную информацию.

Найдите потерянное время

Если вас хоть раз посещало чувство, что вы крутитесь целый день как белка в колесе и все равно не успеваете выполнить и половины задуманного, значит, вы не умеете расставлять приоритеты и делегировать задачи. Как же найти 25-й час в сутках?

Отписаться от рассылок

Возьмите за правило контролировать инфопоток, проникающий в вашу голову.

Наверняка у вас в почте и мессенджерах накоплена масса подписок на курсы и мастер-классы, которые хочется посетить и посмотреть. Чего только нет в интернете, и вам многое кажется нужным: и бесконечные статьи о психологии, и тренинги личностного роста, и вебинарытоповых мастеров по развитию бизнеса.

Все это богатство хаотично поступает в виде напоминаний (тонкость автоворонок), и вы физически не справляетесь с объемом информации, откладывая ее в надежде посмотреть/почитать позже. За валом рассылок вы рискуете пропустить важное сообщение.

Даже если вы настроили входящую корреспонденцию по папкам от отправителя и стремитесь упорядочить информацию, письма все равно копятся. Вы уверены, что они вам нужны? Не все подписки одинаково полезны. Если они мешают работе и не приносят пользы, а лишь занимают ценное время, отпишитесь. Либо действительно учитесь, либо пересмотрите приоритеты. То же касается и ненужных пабликов в соцсетях.

Использовать беззвучный режим

Во-первых, если ваша работа напрямую не связана с постоянным общением, установите себе расписание промежутков, когда будете проверять сообщения, звонки, приложения, почту. Бесконечные напоминания не дают сосредоточиться, и работа выполняется в разы медленнее.

Во-вторых, по возможности создавайте тишину на своем рабочем месте. Если вы работаете из дома, договаривайтесь с домашними, чтобы не отвлекали. Тщательно выбирайте коворкинг/кафе для работы. Чем больше вы сделаете в ограниченное рабочее время, тем быстрее выполните заказ, и он не растянется надолго.

Победить прокрастинацию

Вы же уже слышали легендарную цитату Стива Джобса: «Работать надо не 12 часов, а головой»?

Включая «режим войны», вы можете сбалансировать свою жизнь, чтобы успевать и трудиться,и отдыхать. Когда вы прокрастинируете (читайте: ленитесь), оттягиваете выполнение из-за своей неуверенности, то заполняете день ненужными делами: сериальчиками, домашней рутиной, а в результате чувствуете свою вину.

Защищаться от выгорания

Есть у меня одна знакомая, которая ушла из офиса, открыла свое рекламное агентство, очень успешное, между прочим. Работала целыми днями и хвасталась: «Вон я сколько за выходные сделала». Результат — нежелание вообще заниматься чем-то, связанным с рекламой. Сейчас понемногу восстанавливается, но об агентстве и слышать не хочет. И это отнюдь не единичный случай профессионального выгорания.

И все же профессиональному выгоранию подвержены все. Чаще всего в зону риска попадают люди, которые максимально вкладываются в свое дело. Чрезмерная эмоциональная привязка к проектам, делам, предметам и, конечно же, работе — граната со спущенной чекой. Чем больше вы вкладываетесь, тем большей отдачи начинаете ожидать. Копится усталость. Разочарование от несбывшихся мечтаний и подорванный запас сил — вот то, что приводит к выгоранию.

Как же получать удовольствие от деятельности? Рецепт прост: нужно работать ровно до тех пор, пока дело доставляет вам радость. И еще — соблюдайте баланс работы, личной жизни и времени для себя.